Manual do sistema

Seja bem vindo ao sistema de calendário da UFMG. Caso não encontre a informação que precise no manual, entre em contato com nosso suporte.

O objetivo do sistema é gerenciar os eventos da UFMG organizados em calendários. O sistema foi desenvolvido em uma plataforma web que provenha maior interação dos recursos Web oferecidos pelos órgãos de TI da Reitoria (DTI e CECOM) para as unidades acadêmicas e usuários que irão utilizar o sistema. O sistema facilitará a publicação de conteúdos com datas, atendendo requisitos de qualidade e de segurança da informação. A meta inicial é a produção de um novo sistema utilizando software livre (PHP+Mysql) do qual inicialmente cobrirá um escopo reduzido, mas organizado em etapas, de forma que siga progressivamente agregando outros conteúdos e funcionalidades. Com o novo sistema espera-se atender as expectativas de interação dos usuários que poderão acessar em tempo real os conteudos dos eventos e calendários da UFMG.

Indice

Acesso rápido

O intuito do acesso rápido é passar as instruções resumidas de como utilizar o sistema. Para melhor entender cada função detalhadamente verifique no índice a lista de funções e navegue no manual. Para utilizar o sistema é necessário fazer parte da universidade e o login é interligado ao cadastro no minhaUFMG. Se não estiver logado você poderá visualizar apenas os calendários acadêmicos na situação público. Após logado, para ter acesso ao sistema é necessário ter alguma das permissões de acesso abaixo:

  • Superusuário: dá suporte ao sistema e cadastra inicialmente os donos dos calendários;
  • Dono: permissão total sobre seu calendário e no cadastro dos usuários (assinante, autor e editor). Precisa entender todas funções do sistema. Se for dono de calendário acadêmico deve entender também sobre dias letivos e dias especiais.
  • Assinante: só pode ver eventos do calendário que tem acesso (fora do administrativo). Precisa entender apenas a visualização dos calendários;
  • Autor: pode ver e criar eventos em seu nome no calendário que tem acesso; Precisa entender o gerenciamento de eventos
  • Editor: pode criar e editar eventos de todos usuários do calendário que faz parte. Precisa entender o gerenciamento de eventos e exportar calendários.
  • Super Editor: mesmas permissões do editor mas pode cadastrar usuários no calendário.
  • Para saber sua permissão, na listagem dos calendários no sistema mostrará "nome do calendário | sua permissão". O autor e editor podem consultar também os usuários do calendário com suas respectivas permissões no menu "permissões de acesso".

Como funciona o 1º acesso: Existem dois tipos de calendário, o acadêmico e o privado. Somente o DRCA pode criar calendários acadêmicos e os outros setores da universidade podem criar calendários privados. O setor da universidade que desejar criar um calendário privado, deve eleger um responsável (dono) que terá permissão inicial para cadastrar os outros usuários. Em seguida entrar em contato com o suporte. O CECOM analisará a solicitação e o superusuário cadastrará o usuário dono com permissão de criar calendários.

Mapa do sistema

  • Calendários. Área dos assinantes logados: apenas visualiza calendários que tem acesso e os calendários acadêmicos públicos. Não precisa estar logado para visualizar os calendários acadêmicos na situação público.
  • Super Usuário Área restrita para manutenção do sistema e suporte.
  • Cadastrar calendários. Área restrita para quem tem permissão de cadastro de calendários.
  • Login Administrativo. Área restrita para logar no administrativo. Segurança interligada ao minhaUFMG.
  • Sair. Sair do sistema e logoff do minhaUFMG.
  • Suporte. Solicitar acesso para criar calendários, reportar erros, dúvidas ou sugestões de melhoria.
  • Sobre. Lista as principais funções do sistema e o setor responsável.
  • Administrativo. Área restrita para donos, editores e autores logados gerenciar os eventos do calendário.
    • Gerenciar Eventos. Cadastra, altera, exclui, agenda aviso e adiciona arquivos para os eventos.
    • Dias Letivos. Visível aos calendários do tipo acadêmico, calcula dias letivos por semestre e mês.
    • Dias Especiais. Visível aos calendários do tipo acadêmico, gerencia eventos que interferem no cálculo de dias letivos.
    • Feriados. Cadastra feriados e importa de anos anteriores.
    • Recessos. Cadastra recessos determinados pela universidade.
    • Categorias. Organizar eventos por categoria e cor. Pré-requisito para cadastro de eventos.
    • Locais. Separa eventos por locais. Importante para o cálculo de dias letivos dos calendários acadêmicos. Como padrão o tipo "local todos" é escolhido para todos eventos.
    • Exportar calendário. Gera arquivos do calendário em diversos formatos (pdf, csv, doc, xml). O dono e editor podem mesclar calendários que tem acesso para gerar os arquivos.
    • Comparar calendários. Lista um calendário na direita e outro na esquerda de forma que ajude comparar os eventos cadastrados de um ano para outro, identificando possíveis problemas.
    • Permissões de acesso. Local onde o dono e super editor cadastram os usuários para o calendário com permissão de editor, autor e assinante.
    • Manual do sistema.

Visualização dos calendários

Para visualizar os calendários é acessado o primeiro item do menu, onde é listado os calendários que o usuário tem permissão. A permissão básica, apenas para visualização, é chamada de assinante. Com está permissão de assinante só é possível visualizar o calendário (sem permissão para edição). Os usuários que possuem permissão de dono, editor e autor podem visualizar o calendário pelo menu "administrativo" (com permissão de edição). Existe uma segunda opção para usuários "não logados" onde estará disponível para visualização os calendários acadêmicos públicos, mas neste caso só estará disponível quando o setor responsável "DRCA" mudar o status do calendário acadêmico para público, normalmente é disponibilizado como público o calendário do ano atual. Outro ponto importante é que apenas o calendário do tipo acadêmico pode se tornar público e todos os outros calendários serão privados, sendo assim obrigatório o uso de login minhaUFMG para acesso. Veja abaixo um resumo das permissões do sistema.

  • Superusuário: fornece suporte ao sistema e cadastra inicialmente os donos dos calendários;
  • Dono: permissão total sobre seu calendário e no cadastro dos usuários autor, editor e assinante;
  • Assinante: só pode ver eventos do calendário que tem acesso (fora do administrativo);
  • Autor: pode ver e criar eventos em seu nome no calendário que tem acesso;
  • Editor ou Dono: pode criar e editar eventos de todos usuários do calendário que faz parte;
  • Super Editor: mesmas permissões do editor mas pode cadastrar usuários no calendário;
  • Se não estiver logado: pode visualizar calendários acadêmicos na situação público.

Existe 4 tipos de visualização: diário, semanal, mensal e anual

Diário: visualização básica para verificar apenas os eventos do dia. No lado esquerdo tem o calendário mensal simplificado e ao clicar nos dias ele mostra eventos no lado direito. Onde possui bolinha vermelha indica que no dia tem evento cadastrado. As caixas com o texto do evento tem a cor da categoria que o evento faz parte. Ao clicar no evento é mostrado mais informações sobre o mesmo, inclusive se possui algum arquivo cadastrado para ele. O acesso rápido lista todos eventos do calendário e leva o usuário para visualização diária do evento, sendo considerado um atalho para esta visualização.

Semanal: a visualização semanal permite facilitar identificar os eventos com mais de 1 dia. Onde possui feriado o dia é marcado de amarelo e colocado uma legenda no rodapé. No lado esquerdo é possível navegar entre as semanas e no lado direito nas semanas dos meses. As caixas com o texto do evento tem a cor da categoria que o evento faz parte. Ao clicar no evento é mostrado mais informações sobre o mesmo, inclusive se possui algum arquivo cadastrado para ele.

Mensal: a visualização mensal traz melhor visibilidade para todos eventos do mês. Onde possui evento existe uma bolinha em cima dos números, os feriados e recessos são indicados pela cor amarela. No lado direito existe uma lista completa com todos eventos do mês. Os dias e caixas de texto são clicáveis para verificar mais informações sobre o evento.

Anual: a visualização anual tem a mesma função da visualização mensal mas lista todos meses do ano na mesma tela, de forma que facilite uma visão global de todo calendário. As cores simbolizam as estações climáticas do Brasil, indo de quente para o frio de acordo com os meses.

Administrativo: para os usuários logados com permissão de autor, editor ou dono, ao acessar o administrativo é disponibilizado a visualização anual abaixo dos formulários. De forma que ao cadastrar/alterar um dado é possível visualizar como ficará no calendário na mesma tela do formulário.

Busca: pode ser realizada para os todos calendários que o usuário tem acesso. Ao clicar no resultado será direcionado para o dia e calendário correspondente.

Filtro: o usuário pode ticar e desticar as categorias filtrando assim os eventos no calendário.

Login e Logout

O sistema é acessado pelo endereço web https://aplicativos.ufmg.br/calendario/. Veja abaixo um resumo das permissões do sistema:.

  • Superusuário: fornece suporte ao sistema e cadastra inicialmente os donos dos calendários;
  • Dono: permissão total sobre seu calendário e no cadastro dos usuários autor, editor e assinante;
  • Assinante: só pode ver eventos do calendário que tem acesso (fora do administrativo);
  • Autor: pode ver e criar eventos em seu nome no calendário que tem acesso;
  • Editor ou Dono: pode criar e editar eventos de todos usuários do calendário que faz parte;
  • Super Editor: mesmas permissões do editor mas pode cadastrar usuários no calendário;
  • Se não estiver logado: pode visualizar calendários acadêmicos na situação público.

Primeiro acesso: Caso algum calendário acadêmico esteja na situação pública, será carregado automaticamente a tela abaixo com o calendário acadêmico público. Para acessar os calendários privados o usuário terá de clicar no menu "Login Administrativo"

Sem calendários públicos: Caso não tenha calendário acadêmico na situação pública, será carregado a tela abaixo solicitando o login do usuário. Se o usuário precisar de permissão para criar calendários ele pode solicitar no menu suporte, onde sua solicitação será analisada pela equipe do sistema de calendário. Se mesmo logado não mostrar os calendários para acesso o usuário deve procurar o responsável ou dono do calendário em seu setor para adicionar sua permissão de acesso como editor, autor ou assinante.

Segurança de acesso: Ao clicar em "Login Administrativo" o usuário é direcionado ao sistema de segurança da UFMG conhecido como minhaUFMG. Apenas usuários com permissão e cadastro no minhaUFMG podem acessar o sistema.

Acessando administrativo: Após o login o usuário é direcionado a página principal do administrativo do sistema. 1º passo é selecionar o calendário do qual tem acesso, repare que ao lado do calendário tem descrito a permissão do usuário no calendário. Após cada inserção ou alteração no calendário é mostrado abaixo o calendário anual atualizado.

Usuário sem permissão: Após o login se o usuário não tiver permissão ao administrativo é listado os calendários acadêmicos públicos ou os calendários privados que o usuário tem acesso como assinante.

Logout: Ao clicar no menu sair do lado do nome do usuário, faz logout do administrativo e direciona o usuário para terminar o processo de logout no minhaUFMG.

Cadastrar novo calendário

Para cadastrar um novo calendário o usuário precisa de ter permissão de "criação de calendários". O usuário deverá solicitar no menu suporte a permissão. O setor responsável analisará a solicitação e responderá dentro de 1 dia útil. De posse da permissão, será habilitado para o usuário a opção de menu "cadastrar calendário", onde terá permissão de dono para cada calendário que ele criar. Segue abaixo é um exemplo das funções para criação de calendário.

  • Dono: lista os calendários que você é usuário e permite editar apenas o calendário que você é DONO
  • Abreviatura: importante colocar uma abreviatura, pois será impressa a abreviatura nos pdfs exportados.
  • Nome: o nome do calendário é o nome listado nas opções de menu, se o mesmo calendário repetirá ao longo anos, sugiro colocar o ano na frente.
  • Ano: o ano é a chave para criar o calendário com os dias corretos, além de calcular os anos bissextos e bloquear o cadastro de eventos fora do ano informado.
  • É o principal: ao logar nos sistema irá mostrar primeiro o principal para você e aos outros usuários.
  • Situação: privado, público e arquivado
    • privado: nesta situação apenas usuários logados com permissão de assinante, editor ou autor podem visualizar o calendário.
    • público: apenas o dono com permissão de criar calendários acadêmicos públicos pode deixar o calendário público para toda universidade (sem necessidade de login).
    • arquivado: os calendários antigos podem ser arquivados e não ficarão acessíveis para os usuários.
  • Tipo: geral ou acadêmico. O usuário precisa de ter permissão especial para criar calendários acadêmicos e neste caso habilita as funções de dias letivos e dias especiais. O usuário que cria calendários do tipo geral tem permissão de criar calendários privados.
  • Categoria: calendários novos precisam de categorias, caso contrário não será possível cadastrar eventos. Após o cadastro será mostrado um link de acesso rápido para criação das categorias para o calendário.
  • Copiar usuários e categorias: se for preciso criar o mesmo calendário no ano seguinte o dono pode copiar (clicando no icone de cópia) e o nome do calendário anterior fica listado de vermelho. Dessa forma agiliza no cadastramento de novos calendários.
  • Log de eventos e categorias: por motivos de segurança o dono do calendário pode consultar quem realizou cadastro, alterações e deleções nas categorias e eventos.

Log calendários

Por motivos de segurança pode-se consultar quem realizou cadastro, alterações e deleções nas categorias e eventos. O log é separado por calendário e apenas o dono e super usuário tem acesso.

Administrativo

Após o login se a permissão do usuário for de dono, autor ou editor, ele é direcionado a página principal do administrativo do sistema. 1º passo é selecionar o calendário do qual tem acesso, repare que ao lado do calendário tem descrito a permissão do usuário no calendário. Abaixo seguem as regras relativas a esta tela:

  • O assinante não tem permissão para acessar o administrativo, apenas acessa as visualizações do calendário.
  • Se o calendário for acadêmico é listado as funções de dias letivos e dias especiais.
  • Se a permissão do usuário for de autor apenas é listado o "gerenciar eventos", "manual do sistema" e "permissões de usuário".
  • A função mais importante do sistema é "Gerenciar eventos".
  • É pré-requisito ter "locais" e "categorias" cadastradas antes de cadastrar os eventos, o dono precisa deixar pré-cadastrado para que outros usuários cadastrem os eventos sem problemas.
  • O local não é tão importante, pois o sistema cadastra o local "todos" automaticamente, mas no caso dos calendários acadêmicos, além do local "todos", é necessário cadastrar "Belo Horizonte" e "Montes Claros" como local.

Cadastrar locais

Ao cadastrar um calendário o local todos é automaticamente criado. O tipo todos já vem pre-selecionado no momento de cadastrar os eventos. Caso queira dividir os eventos por local. A opção "é do tipo todos" é para o caso de você querer mudar o nome "todos" para outro nome e o novo nome se comporte como valor padrão "todos" na hora de criar os eventos. A função local será mais utilizada para os calendários acadêmicos onde é necessário calcular os dias letivos de acordo com o local, lembrando que no cálculo é necessário criar no mínimo 3 locais, pois existe eventos de todos locais, eventos do local A e eventos do local B. Ex.: o evento "prazo para envio..." pode ser de todos locais, mas um evento feriado municipal pode variar caso os locais sejam em cidades distintas, interferindo assim no cálculo de dias letivos.

Cadastrar categorias

As categorias ajudam a organizar os eventos. De forma que nos pdfs de exportação de calendário e nas visualizações de calendário seja possível identificar diferentes cores para os eventos. No momento o sistema disponibiliza 7 cores diferentes para uso, caso tenha mais do que 7 categorias será necessário repetir a cor.

Calendário acadêmico > Cadastro dias letivos

Função exclusiva para os calendários do tipo acadêmico. O cadastro de dias letivos é o que indica o inicio e fim de dias letivos no semestre. É informado o inicio e término de dia letivo dentro do primeiro semestre e do segunda semestre. Após informado as datas o sistema faz o cálculo retirando os dias não uteis (domingo, feriado, recesso e dias especiais). Se o feriado for municipal e for associado a um determinado local a quantidade de dias letivos pode variar de acordo com o local. Na imagem abaixo agosto tem feriado municipal em Belo Horizonte mas não tem em Montes Claros, de forma que a quantidade de dias letivos seja diferente para os dois locais. Em compensação novembro tem feriado municipal em Montes Claros mas não tem em Belo Horizonte, de forma que o quantidade de dias letivos se compense no final. Os totais estão separados por dias, meses e semestre de forma que ajude no momento de cadastrar os eventos do calendário dentro do ano letivo. Ao clicar em EXPORTAR será gerado um relatório em PDF do resumo do calendário com os respectivos dias letivos.

PDF exportado

Calendário acadêmico > Cadastro dias especiais

Função exclusiva para os calendários do tipo acadêmico. O dia especial foi criado para tratar as exceções dos eventos que não são considerados letivos de acordo com o local. No exemplo abaixo a semana do servidor não é considerada uma semana letiva dentro do calendário. Um outro exemplo hipotético de uso é para o caso da universidade determinar que o "dia do servidor" não será considerado letivo, dessa forma terá de ser cadastrado como dia especial no calendário influenciando assim no cálculo de dias letivos.

Adicionar usuários ao calendário

Apenas o criador do calendário, ou seja o dono, pode adicionar usuários para acessar o calendário. Como o calendário é um sistema restrito para uso da UFMG, apenas é permitido cadastrar usuários que tenham login minhaUFMG. O login é o e-mail único na ufmg. Exemplo: João da Silva utiliza para logar no minhaUFMG joaodasilva, então seu e-mail único é joaodasilva@ufmg.br, mesmo que ele tenha um alias de e-mail joaodasilva@cecom.ufmg.br, para o sistema é considerado @ufmg.br. Na hora do cadastro, se você não souber o email ufmg, nome completo ou setor do usuário, é melhor utilizar a função de busca na base de usuários. Existe uma limitação mínima de caracteres para a busca, de forma que não sobrecarregue a consulta na base ldap. Ao encontrar resultados é realizado um autocomplete para o dono do calendário escolher um dos usuários da lista. Segue abaixo as restrições para a busca:

  • Nome: deve ter no mínimo 10 caracteres para busca, normalmente é informado o nome e parte do sobrenome.
  • Login: deve ter no mínimo 5 caracteres para busca. É considerado para a busca o texto antes do @ufmg.br. Ex.: ana, joao, gil, não será buscado na base, neste caso utilize a busca por nome, informando o nome e parte do sobrenome até 10 caracteres.
  • Setor: deve ter no mínimo 3 caracteres, para listar todos funcionários do setor

Busca em massa por setor: se for necessário selecionar uma lista grande de usuários por setor, esta busca irá agilizar o processo de cadastro. No processo anterior era necessário selecionar e cadastrar um a um. Neste caso você seleciona vários. Por motivo de segurança do cadastro em massa, a permissão escolhida para os usuários é limitada em "autor" e "assinante". A permissão de "editor", por conceder mais poderes, deve ser realizado posteriormente editando um a um dos usuários cadastrados.


Permissões de acesso
O mesmo usuário pode ser editor em um calendário e autor em outro, ou seja, o mesmo usuário deve ser cadastrado duas vezes, uma em cada calendário e as permissões podem variar de acordo com o que dono decidir para o seu calendário. Veja abaixo um resumo das permissões do sistema:

  • Superusuário: fornece suporte ao sistema e cadastra inicialmente os donos dos calendários;
  • Dono: permissão total sobre seu calendário e no cadastro dos usuários autor, editor e assinante;
  • Assinante: só pode ver eventos do calendário que tem acesso (fora do administrativo);
  • Autor: pode ver e criar eventos em seu nome no calendário que tem acesso;
  • Editor ou Dono: pode criar e editar eventos de todos usuários do calendário que faz parte;
  • Super Editor: mesmas permissões do editor mas pode cadastrar usuários no calendário;
  • Se não estiver logado: pode visualizar calendários acadêmicos na situação público.

Enviar convite
Após o cadastro envie um aviso para o e-mail do usuário, de forma que ele receba um comunicado com o link de acesso ao sistema. O sistema informa para quais usuários foi enviado o e-mail. Veja abaixo um exemplo do e-mail.

Cadastrar feriados

O cadastro de feriados gera um evento automático e sem categoria de cor no calendário. Os feriados nacionais não contam como dia letivo e os feriados municipais não contam como dia letivo apenas no local onde ocorre o feriado, para entender melhor veja "dias letivos" neste manual. Para facilitar o cadastro, você pode importar os feriados de outros calendários. Na hora da importação preste atenção para as datas, pois alguns feriados mudam de ano para ano, que é o caso do "carnaval", "cinzas", "sexta-feira santa" e "corpus christi".

Cadastrar recessos

O cadastro de recessos gera um evento automático e sem categoria de cor no calendário. Se o calendário for do tipo acadêmico os recessos não contam como dias letivos e influenciarão na contagem de acordo com o local onde o recesso ocorre, para entender melhor veja "dias letivos" neste manual. Normalmente o recesso é cadastrado quando emenda algum feriado.

Gerenciamento de eventos

O gerenciamento de eventos é a principal função do sistema de calendário. Esta função cadastra, altera, exclui, agenda aviso e adiciona arquivos para os eventos. Segue abaixo a lista e descrição das funções:

FunçãoDescrição
Cadastra o evento validando todos os dados informados.
Campo para informar o nome do evento. Item mais importante do cadastro. Se colocar as tags [b]entre os textos[/b] parte do texto ficará negrito.
As categorias e locais devem ser cadastrados pelo dono do calendário antes do cadastro dos eventos. O local ajuda no cálculo de dias letivos para o caso de calendários acadêmicos e a categoria separa os eventos por cor. Para o local o tipo "todos" vai vir como valor padrão.
A descrição é opcional. É utilizado quando o nome do evento não comporta todas informações. Se cadastrado a descrição, ela fica oculta, onde é necessário clicar em "ver descrição" após nome do evento.
A data inicial é no formato dd/mm/aaaa. O ano é fixo e não pode ser mudado, pois vem do ano do calendário pertencente. O campo horas é opcional e para ser habilitado deve-se clicar no checkbox.
A data final é opcional, se o evento for de apenas um dia não é necessário informar. A hora final também é opcional. Senão informado, o sistema que entende que o evento é de apenas um dia e coloca data final igual inicial.
Eventos com periodos que atravessam a semana podem não ocorrer no final de semana. Se marcado esta opção no momento de exportar o calendário as datas serão mostradas picadas, sem os finais de semana. Muito usado para eventos onde o local não abre no final de semana.
Campo opcional, se informado no momento da exportação do calendário, será criado mais uma coluna no "pdf geral" com o nome do responsável.
Se marcar esta opção terá um destaque negrito no nome do evento, na lista de cadastrados e nos calendários exportados com tipo "PDF". Os eventos feriados e recessos já vem como negrito.
Esta função lista apenas os eventos que você já cadastrou no passado agilizando o processo de cópia caso você precise repetir eventos.
A situação arquivados é para o caso de criar eventos que ainda não devem estar disponíveis no calendário. Quando tiver certeza dos dados mude para publicado.
EditarLocalizado na frente de cada evento, ao clicar será mostrado uma tela modal para alteração. Para usuário com permissão de autor só mostrará a função para seus eventos.
ExcluirLocalizado na frente de cada evento, ao clicar será perguntado se deseja excluir o evento nº.... Preste atenção no número da linha para não excluir eventos por engano. Para usuário com permissão de autor só mostrará a função para seus eventos.
Adicionar arquivosLocalizado na frente de cada evento, ao clicar será mostrado uma tela modal para inserção de arquivos. Para usuário com permissão de autor só mostrará a função para seus eventos. Se nos calendários aparecer o icone na frente do "nome do evento" indica que o evento possui arquivos, onde o usuário pode clicar e ver os arquivos cadastrados.
PermissõesAo passar o mouse sobre o icone de permissões é mostrado um texto: "apenas o dono, editor e criador(-- nome do usuário --) pode alterar este evento".
Avisar por e-mailLocalizado na frente de cada evento, ao clicar será mostrado uma tela modal para agendar avisos de eventos por e-mail. O dono pode agendar o aviso para qualquer e-mail e o autor/editor só pode agendar para si mesmo. Os agendamentos podem ser visualizados na lista de agendamentos.
P PublicadoOs eventos na situação publicado terão essa marcação visual do "P verde".
A ArquivadoOs eventos na situação arquivado terão essa marcação visual do "A vermelho".
ConcluídoAo marcar o checkbox indica que o evento foi concluído no relatório em PDF de "exportar calendário geral". O autor só pode concluir seus eventos. O editor e dono pode concluir todos eventos.
IMPORTAR
Esta função está disponível apenas para o dono no calendário. É possível buscar os calendários do ano anterior importar para o calendário atual, agilizando o cadastro de eventos que se repetem ano a ano. Ao importar, os eventos não são cadastrados automaticamente, por segurança os eventos são carregados na tela e o usuário confere um a um.
IMPORTAR CSV
Esta função está disponível apenas para o dono e editor do calendário. Ao selecionar é solicitado o arquivo .csv separado por ";" ou "," e aberto uma tela modal para analisar o arquivo. Ao importar, os eventos não são cadastrados automaticamente, por segurança os eventos são carregados na tela e o usuário confere um a um.
ao ticar e desticar os eventos são filtrados na lista de cadastrados.
a busca ajuda localizar eventos na lista de cadastrados.


Permissões de acesso

  • O dono e editor do calendário pode alterar eventos de qualquer usuário.
  • O autor pode editar apenas o evento que ele mesmo criou.
  • Para verificar as permissões você pode passar o mouse sobre o ícone .
  • Para o usuário com permissão de "autor" a função excluir, editar e inserir arquivos está visível apenas para seus eventos.
  • O editor e dono altera, exclui e insere arquivos qualquer evento.
  • Super Editor: mesmas permissões do editor mas pode cadastrar usuários no calendário.
  • No caso de agendamento de avisos de eventos por e-mail, o dono pode agendar o aviso para qualquer e-mail e o autor/editor só pode agendar para si mesmo. O autor e editor só pode excluir agendamentos realizados para seu e-mail, o dono pode excluir qualquer agendamento do calendário.

Alteração

Ao clicar no icone do lápis abre a tela modal para alteração do evento. As funções dos campos são as mesmas de cadastro e foram explicados no item acima


Cadastrar arquivos

Ao clicar no icone do e-mail abre a tela modal para cadastro dos arquivos. Os arquivos permitidos são: pdf, zip, rar, docx, xlsx, pptx, doc, xls, ppt, jpg, jpeg, png e txt. O acesso ao arquivo é para apenas os usuários que tem permissão de acesso ao calendário. O caminho do arquivo é ocultado pelo sistema de forma que não seja possível compartilhar o arquivo fora do sistema. O usuário com permissão de "autor" pode cadastrar arquivos para seus eventos e o "dono/editor" para todos eventos.

Quando um evento possui arquivos é listado um icone de clips na frente do nome do evento.


Agendar avisos por e-mail

No caso de agendamento de avisos de eventos por e-mail, o dono pode agendar o aviso para qualquer e-mail e o autor/editor só pode agendar para si mesmo. O autor e editor só pode excluir agendamentos realizados para seu e-mail, o dono pode excluir qualquer agendamento do calendário. Ao alterar ou excluir um evento os agendamentos não refletem as alterações, o agendamento deve ser cadastrado novamente pelo dono do calendário ou autor. O servidor verifica de 2 em 2 horas se possui agendamentos na data e dispara os e-mail uma única vez.

O dono pode agendar o aviso para qualquer e-mail. Para facilitar é listado os e-mails das pessoas que acessam o calendário. É opcional informar o e-mail do dono, este campo pode ficar vazio, caso queira agendar apenas para os usuários. É permitido informar um e-mail que não seja @ufmg.br.

A lista de agendamentos mostra a última vez que o servidor verificou os agendamentos e lista os e-mails que já foram enviados. Ele roda a rotina de duas em duas horas, mas caso queira rodar agora basta clicar em "atualizar agora" e será enviado algum e-mail que ainda não foi enviado e agendado para data atual. Não tem opção de alterar agendamentos, apenas excluir e cadastrar novamente. O usuário com permissão de "autor" só pode excluir agendamentos que foram agendados para seu e-mail.

Exemplo de como é recebido o e-mail


Importar eventos

Esta função está disponível apenas para o dono no calendário. É possível buscar os calendários do ano anterior importar para o calendário atual, agilizando o cadastro de eventos que se repetem ano a ano. Para facilitar você pode buscar por parte do texto.

Ao importar, os eventos não são cadastrados automaticamente, por segurança os eventos são carregados na tela e o usuário confere um a um.


Importar csv

Esta função está disponível apenas para o dono e editor do calendário. Ao selecionar é solicitado o arquivo .csv separado por ";" ou "," e aberto uma tela modal para analisar o arquivo.

Você deve escolher cada coluna de acordo com o tipo de dado do CSV. Só importamos os 4 primeitos campos do CSV: "nome do evento", "data final", "data inicial" e "descrição do evento". A sequência você escolhe pelos campos de seleção. O primeiro checkbox serve para selecionar todos campos.

Ao importar, os eventos não são cadastrados automaticamente, por segurança os eventos são carregados na tela e o usuário confere um a um.


Marcar como concluído

Ao marcar o checkbox indica que o evento foi concluído no relatório em PDF de "exportar calendário geral". O autor só pode concluir seus eventos. O editor e dono pode concluir todos eventos. No exemplo abaixo marcamos os eventos 2, 3 e 4 como concluídos.

Ao exportar o calendário em "PDF geral" mostrará os eventos concluídos. Os eventos que possuem responsável aparecem com uma coluna adicional.


Eventos publicados e arquivados

A situação arquivado é para o caso de criar eventos que ainda não devem estar disponíveis no calendário. Quando tiver certeza dos dados mude para publicado. Os eventos na situação publicado terão essa marcação visual do "P verde". Os eventos na situação arquivado terão essa marcação visual do "A vermelho".

Comparar calendários

Função restrita ao dono e editor do calendário. Nesta função é mostrado a visão anual dos calendários, onde é listado um calendário na esquerda (ativo) e outro na direita (outros que tenho acesso) de forma que ajude comparar os eventos cadastrados de um ano para outro, identificando assim possíveis problemas. Se for calendário do tipo acadêmico será listado também a contagem de dias letivos.

Exportar calendários

Gera arquivos do calendário em diversos formatos (pdf, csv, doc, xml). Restrito ao dono e editores do calendário. Pode-se mesclar com outros calendários que tem acesso para gerar os arquivos. Para exportar um calendário você escolhe um tipo de saida (pdf, csv, xml ou word) e informa opcionalmente um título para o documento. O título será impresso na primeira página e no rodapé do documento pdf/word. Em seguida deve-se selecionar os meses que deseja que sejam mostrados os eventos pertencentes. Se selecionado 1º semestre selecionará os meses de janeiro a julho e se escolhido 2º semestre será selecionado os meses de agosto a dezembro. Caso tenha uma resolução cadastrada você pode gerar os documentos word e pdf com a resolução na primeira página. Nas páginas seguintes serão mostrados os eventos ordenados por data. Temos dois tipos de PDF: geral e acadêmico. A diferença é que no geral é listado a categoria do evento colorida, mescla os eventos de todos calendários na mesma lista e coloca uma coluna de evento concluído. O tipo acadêmico é simplificado e o WORD segue o mesmo estilo. Vide abaixo a diferença através dos exemplos. Temos também o CSV que é utilizado para exportar eventos para o excel e o XML caso precise exportar eventos para que seja consumido por outro sistema.



Mesclar calendários
Ao clicar em "mesclar calendários" será mostrado os calendários que o dono e editor tem acesso, você pode selecinar quantos desejar e em seguida os meses que possuem os eventos. Caso tenha o mesmo evento, com o nome idêntico e data idêntica o sistema irá mostrar apenas um no "PDF geral" exportado e no "PDF acadêmico" irá mostrar mês/evento, pois o intuito do calendário acadêmico é um pouco diferente do geral, pois não é comum mesclar calendários do mesmo ano.



Resoluções
Os calendários acadêmicos costumam ser publicados em PDF com uma resolução assinada pelo reitor da universidade. Neste caso pode se cadastrar a resolução de acordo com os campos abaixo listados. Nos campos "texto" e "assinatura" para o sistema entender tabulações utilize as marcações: [enter], [tab], [italico]texto itálico[/italico], [negrito]texto negrito[/negrito]. Não é obrigatório ter uma resolução cadastrada para exportação de calendários.



Filtro
Cada calendário tem um icone com imagem de funil, quando clicado abre uma tela modal com todos eventos do calendário. É possível filtrar os eventos que o usuário não quer que apareça no PDF geral. Pode se ticar e desticar todos eventos, eventos concluidos, categorias e feriados/recessos. Apenas o PDF do tipo geral permite utilizar filtros. Ao utilizar o filtro os eventos filtrados ficam no cache no sistema e para limpar o cache clique no link "limpar filtros".



EXEMPLOS

Resolução

PDF acadêmico

PDF geral com a coluna de evento concluído e responsável pelo evento.

Word -> igual PDF acadêmico

XML: padrão reconhecido no calendário interno do minhaUFMG

CSV: utilizamos ";"" como delimitador e caracteres utf8 para acentuação. Configure estes parâmetros no excel.

Suporte

O formulário de suporte é utilizado para envio de mensagens ao dono do produto, que analisa e encaminha para os responsáveis a demanda. Fica localizado no menu principal para todos usuários, inclusive os não-logados. As principais demandas recebidas pelo suporte são:

  • Dúvidas sobre o uso do sistema;
  • Solicitar acesso para cadastrar calendários com permissão de dono, tendo autonomia para adicionar outros usuários de seu setor com permissão de editor, autor e assinante;
  • Reportar erros e bugs do sistema;
  • Solicitar novas funções para o sistema;

Seja sucinto na mensagem, coloque nome e e-mail de contato. Em média pedimos 1 dia útil para responder sua solicitação. Quando ocorrer um erro ou for solicitar alguma melhoria, descreva os passos para que identifiquemos a tela do erro. Se possível tire um print da tela e envie pelo campo de envio de arquivos do formulário. Caso o formulário de texto não seja suficiente para sua mensagem, você pode enviar um arquivo com o que você precisa. Os formatos aceitos são: pdf, zip, rar, docx, xlsx, pptx, doc, xls, ppt, jpg, jpeg, png, bmp, txt. O tamanho máximo do arquivo é de 102MB.